L’AAMI a constaté qu’un motif majeur de difficulté pour de nombreuses organisations en arts médiatiques au Canada est de trouver un site adapté, avec des équipements et des installations qui leur permettent de mener à bien les activités artistiques et de production spécifiques au secteur. Après avoir recueilli des données complètes grâce à une enquête auprès de ses membres et des espaces gérés par des artistes qui leur sont étroitement liés, l’AAMI a mis en évidence certains des défis les plus courants pour garantir des espaces adaptés et abordables.
La collection des ressources sur les espaces et les installations techniques se compose de deux parties : l’étude et le guide des installations. Tout d’abord, l’étude présente les résultats des consultations, en soulignant les besoins des organisations du secteur en matière de sécurité d’occupation, d’aide à la prise en charge de rénovations majeures, de relocalisation ou d’achat de bâtiments. Deuxièmement, ce guide est une compilation de documents recueillis auprès des membres/des espaces gérés par des artistes mentionnés précédemment, qui pourraient être utilisés comme modèles ou exemples pour un usage futur.
L’étude des installations pour les arts médiatiques (Anglais seulement) :
Collection des ressources sur les espaces et les installations techniques:
Le guide est organisé en dix catégories, chacune représentant une information identifiée dans l’étude. Bien que certains documents soient datés, ils continuent souvent à fournir un exemple utile de la nature de ce type de document/accord, en fournissant une feuille de route pour naviguer dans les archives des documents, le choix des mots ou les clauses qui sont souvent utilisés.
Cette section contient des documents utiles pour les premières étapes de la planification d’un projet immobilier, y compris les grandes lignes du projet à long terme, des exemples d’évaluations de faisabilité et des exemples du Centre des arts Meduse, de PAVED Arts/AKA et de TMAC.
Cette section contient des documents qui aident à décrire le plan d’affaires d’une organisation, qui est souvent utilisé pour illustrer les objectifs et les stratégies d’une organisation aux bailleurs de fonds et aux prêteurs.
3. Planification des finances et des immobilisations
Il s’agit de la plus grande section, en réponse aux besoins identifiés des organisations artistiques. Cette section comprend des guides sur le financement et la planification des immobilisations, des modèles de budget, des modèles de prêts bancaires, des exemples de devis de construction, etc. Elle fournit également des informations sur l’obligation communautaire en tant que mécanisme de financement, ainsi que des informations sur l’infrastructure communautaire, selon la ville de Vancouver, la province de la Colombie-Britannique et la ville de Toronto par exemple.
4. Gestion de la propriété – Bâtiment
Cette section comprend des ressources pour maintenir et gérer une opération immobilière, y compris un résumé des dépenses pour un condominium, un exemple de devis de rénovation et un modèle simple de budget de fonctionnement sur 5 ans.
Cette section contient des informations relatives à la planification, la conception et l’évaluation des besoins spécifiques d’une organisation artistique pour mener ses opérations dans un espace physique. Vous y trouverez des exemples de plans d’espaces intérieurs, des images d’ateliers de conception pour les utilisateurs et des évaluations des besoins en espace.
6. Accords de gouvernance/propriété
Cette section fournit des ressources et des guides pour la gestion des politiques financières des OSBL, ainsi que des attentes claires pour les comités immobiliers. Dans l’ensemble, ces ressources aideront l’organisation à améliorer ses connaissances financières et à s’assurer que son OSBL est bien géré financièrement.
7. Co-localisation et espace partagé
Afin de s’assurer un lieu, de nombreuses organisations d’artistes choisissent de s’associer avec une ou plusieurs organisations pour utiliser un espace commun. Afin de déterminer si cette décision est avantageuse, certaines des ressources de cette section peuvent être utiles. Cette section contient de nombreux exemples d’études de faisabilité de colocation, ainsi qu’une boîte à outils sur les espaces partagés à but non lucratif préparée par la ville d’Edmonton.
8. Structure organisationnelle/accords de partenariat
Une fois que la décision de s’associer avec une ou plusieurs organisations est prise, les organisations peuvent avoir des difficultés à établir un accord officiel et sûr. Cette section contient de nombreux modèles d’accords de confidentialité, d’accords de partenariat entre organismes et d’accords de coentreprise, ainsi qu’un exemple d’accord entre PAVED Arts et AKA Gallery à Saskatoon.
9. Location et achat d’installations
Dans l’ensemble, cette section contient des documents utiles aux organismes artistiques pour l’acquisition d’espaces loués ou achetés. On y trouve notamment des exemples de documents d’offre de location entre des organismes artistiques et des propriétaires potentiels, des contrats de bail commercial, des contrats de licence d’occupation, des contrats d’achat et de vente et des accords d’utilisation des terres, ainsi qu’une description de chaque document afin de déterminer lequel est le plus approprié à chaque situation.
Dans certains cas, les organisations artistiques choisiront d’engager un expert ou un consultant extérieur à l’organisation afin de s’assurer un espace. Cette section contient un guide sur le choix du bon consultant, ainsi que des modèles d’accord de non-divulgation et de contrat de consultation standard.
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Dans certains cas, les organisations artistiques choisiront d’engager un expert ou un consultant extérieur à l’organisation afin de s’assurer un espace. Cette section contient un guide sur le choix du bon consultant, ainsi que des modèles d’accord de non-divulgation et de contrat de consultation standard.
a. Comment engager un consultant – Guide (PDF, Anglais)
Guide succinct avec des commentaires utiles sur ce à quoi il faut penser lors de l’embauche d’un consultant.
b. Accord de non-divulgation – Modèle (Document Word, Anglais)
Modèle d’accord de non-divulgation complet qui peut être nécessaire lorsque des entrepreneurs externes participent à un projet. Ce langage peut également faire partie de l’accord de consultation finalisé s’il existe une préoccupation quant au besoin de confidentialité dans le traitement de toutes les informations relatives au projet et à l’organisation.
c. Contrat de consultation standard – Modèle (Document Word, Anglais)
Forme de contrat simple pour l’engagement de consultants externes.
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Dans l’ensemble, cette section contient des documents utiles aux organismes artistiques pour l’acquisition d’espaces loués ou achetés. On y trouve notamment des exemples de documents d’offre de location entre des organismes artistiques et des propriétaires potentiels, des contrats de bail commercial, des contrats de licence d’occupation, des contrats d’achat et de vente et des accords d’utilisation des terres, ainsi qu’une description de chaque document afin de déterminer lequel est le plus approprié à chaque situation.
a. Document d’offre de location simple – Modèle (Document Word, Anglais)
Version simple d’un document d’offre de location. Un bon point de départ pour négocier avec un propriétaire potentiel afin d’articuler les paramètres clés que les parties sont prêtes à accepter dans un contrat de bail officiel.
b. Document d’offre de location – Modèle (Document Word, Anglais)
Modèle de document d’offre de location – précède la signature d’un document de bail commercial finalisé.
c. Formulaire de bail de propriété (simple) – modèle (Document Word, Anglais)
Formulaire simple de bail de propriété – peut être utilisé comme modèle de document.
d. Contrat de bail commercial – modèle (PDF, Anglais)
Exemple de document de bail commercial entre un promoteur et une entreprise sociale. Coût annuel nominal du bail pour le site.
e. Document de bail commercial (bail municipal pour un loyer nominal) – Exemple (PDF, Anglais)
Exemple de document de bail commercial destiné à un site à bail nominal fourni par la ville de Vancouver à une exploitation agricole urbaine. Comprend la plupart des conditions standard des baux commerciaux.
f. Contrat de licence d’occupation – Exemple (PDF, Anglais)
Modèle de contrat de licence d’occupation. Différent d’un bail, il permet à un locataire indépendant d’accéder à un espace sur une base définie. Utile lorsqu’une partie de l’espace est utilisée sur une base partagée entre le propriétaire et le locataire.
g. Contrat d’achat et de vente (complexe) – Exemple (Document Word, Anglais)
Exemple de bail commercial. Ce document représente un accord d’achat plus complexe avec des droits de premier refus entre les parties pour la vente future potentielle d’une partie du bâtiment.
h. Lettre d’intention – Exemple, TMAC, Toronto (PDF, Anglais)
Lettre d’intention formalisée qui a précédé la création de l’accord d’achat et de vente de l’espace TMAC à Toronto. Comme les autres documents d’offre de location inclus dans la boîte à outils, il s’agit d’un document plus complexe et plus formalisé qui expose les paramètres selon lesquels une transaction d’achat et de vente de propriété serait effectuée.
i. Contrat d’achat et de vente – TMAC, Toronto (PDF, Anglais)
Contrat d’achat original entre TMAC et le promoteur (la ville de Toronto est également partie à l’accord) pour transférer la propriété (une fois construite) à TMAC.
j. Contrat d’utilisation des terres – Exemple, TMAC, Toronto (PDF, Anglais)
L’accord entre le TMAC et la ville de Toronto définissant la manière dont l’espace serait utilisé au profit de la communauté et créant l’ensemble des paramètres de l’espace à long terme.
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Cette section fournit des ressources et des guides pour la gestion des politiques financières des OSBL, ainsi que des attentes claires pour les comités immobiliers. Dans l’ensemble, ces ressources aideront l’organisation à améliorer ses connaissances financières et à s’assurer que son OSBL est bien géré financièrement.
a. Compétences, composition et planification de la succession des conseils d’administration (Document Word, Anglais)
Tableau simple pour évaluer les compétences des membres du conseil d’administration. La recommandation des organismes ayant fait l’objet d’une étude de cas est de veiller à ce que le conseil d’administration dispose d’un éventail approprié de compétences dans le domaine de l’immobilier.
b. Mandat du comité immobilier – Exemple (Document Word, Anglais)
Exemple de mandat d’un comité immobilier du Conseil.
c. Guide des états financiers des OBNL – Association des comptables professionnels agréés (PDF, Anglais)
Un guide produit par l’Association des comptables professionnels agréés pour améliorer la compréhension des états financiers des organismes à but non lucratif. Tous les projets immobiliers nécessitent une bonne compréhension des composantes financières afin de réduire les risques du projet.
d. Lecture des états financiers – Que dois-je savoir ? – Association des comptables professionnels agréés (PDF, Anglais)
Un guide produit par l’Association des comptables professionnels agréés pour améliorer la capacité à interpréter les états financiers.
e. Politique d’investissement – Exemple (PDF, Anglais)
Exemple de document sur la politique d’investissement d’un centre communautaire. La gestion des fonds importants requis dans un projet immobilier nécessite de prêter attention aux véhicules d’investissement à court et à long terme, en attendant de dépenser les fonds pour le projet lui-même.
f. Politiques financières des OBNL – Modèle (Document Word, Anglais)
Modèle complet de politiques financières pour les organismes à but non lucratif. Utile pour s’assurer que votre organisme est bien géré financièrement ainsi que pour les bailleurs de fonds et les partenaires extérieurs.
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Cette section contient des informations relatives à la planification, la conception et l’évaluation des besoins spécifiques d’une organisation artistique pour mener ses opérations dans un espace physique. Vous y trouverez des exemples de plans d’espaces intérieurs, des images d’ateliers de conception pour les utilisateurs et des évaluations des besoins en espace.
a. Tableau des programmes fonctionnels – Exemple
(PDF, Anglais)
Exemple sous forme de tableau de la gamme des espaces individuels et des tailles d’espace utilisées dans le processus de planification pour déterminer le type et la quantité d’espace total requis par l’organisme pour mener ses opérations.
b. Graphiques de programmes fonctionnels – Exemple (Word / PDF, Anglais)
Plusieurs exemples du graphique visuel souvent développé (diagrammes à bulles) lors de la planification de l’aménagement d’un espace (programme fonctionnel). Cette étape de l’aménagement intérieur suit la vision initiale et la planification des besoins en espace, et précède le processus de conception architecturale plus formalisé. Ce document est en Word pour faciliter la copie pour l’utilisation.
c. Rapport sur le programme fonctionnel (PDF, Anglais)
Exemple de rapport de programme fonctionnel complexe qui serait produit par une firme d’architecture comme étape du processus de conception intérieure d’un nouvel espace. Il expose les besoins et exigences organisationnelles et décrit la nature de l’espace pour répondre à ces besoins.
d. Atelier de conception pour l’utilisateur, programme – Exemple (PDF, Anglais)
Exemple de programme d’atelier pour une séance de visualisation de la conception d’un espace intérieur, utilisant plusieurs exercices de planification de l’espace pour déterminer la nature et l’esthétique d’un nouvel espace approprié pour un regroupement d’organismes.
e. Atelier de conception pour les utilisateurs, images de l’espace – Exemple (PDF, Anglais)
Collection de différents types d’images spatiales utilisées pour catalyser la réflexion et les choix dans le processus de visualisation de l’aménagement intérieur. Exercice de suffrageocratie utilisé pour indiquer les préférences des participants à l’atelier.
f. Exemple d’évaluation des besoins en espace – VIVO, Vancouver ( Excel / PDF , Anglais)
Exemples de tableaux utilisés pour déterminer les surfaces individuelles et totales requises par un organisme qui planifie l’espace intérieur d’une nouvelle installation.
g. Plan d’utilisation de l’espace – Exemple (PDF, Anglais)
Exemple de document narratif d’évaluation des besoins en espace. Comprend l’établissement d’un calendrier et l’esquisse d’un plan d’étage pour un nouvel espace potentiel pour l’organisme.
h. Exemple d’évaluation des besoins en espace – Pride in Art, Vancouver (PDF, Anglais)
Exemple de rapport de projet d’analyse de faisabilité d’espace démontrant le processus et les résultats d’un exercice de planification d’espace précoce pour un organisme en arts médiatiques à Vancouver. Le résultat a été la capacité de négocier en connaissance de cause pour obtenir un espace adéquat au sein d’un hub artistique plus important.
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Une fois que la décision de s’associer avec une ou plusieurs organisations est prise, les organisations peuvent avoir des difficultés à établir un accord officiel et sûr. Cette section contient de nombreux modèles d’accords de confidentialité, d’accords de partenariat entre organismes et d’accords de coentreprise, ainsi qu’un exemple d’accord entre PAVED Arts et AKA Gallery à Saskatoon.
a. Accord de confidentialité – Modèle (Document Word, Anglais)
Modèle d’accord de confidentialité simple qui peut être utilisé au moment où les discussions commencent avec une nouvelle organisation partenaire potentielle.
b. Accord de partenariat interinstitutionnel – Modèle (PDF, Anglais)
Exemple d’accord de partenariat entre deux organismes à but non lucratif. Comprend un large éventail de clauses types à prendre en compte dans l’élaboration d’un accord de partenariat solide.
c. Contrat d’entreprise commune- Exemple + modèle ( PDF / Word , Anglais)
Exemple d’accord d’entreprise commune entre 4 organismes artistiques à but non lucratif. Développé pour acquérir (louer) des biens immobiliers et pour articuler la manière dont ils géreraient conjointement l’installation à long terme.
d. Exemple d’accord de partenariat – PAVED Arts/AKA, Saskatoon (PDF, Anglais)
Accord de partenariat utilisé par PAVED Arts et AKA Gallery Inc. à Saskatoon. Cet accord définit la relation entre les deux organismes partenaires et la société de portefeuille qu’elles ont créée pour posséder et gérer les biens immobiliers communs.
e. Guide des structures de capitaux propres des coopératives (PDF, Anglais)
Document d’information décrivant la nature des coopératives et la façon dont elles sont constituées, et comment le financement par capitaux propres peut être obtenu dans une organisation coopérative. Comprend les exigences des règlements et autres éléments constitutionnels pour la création d’une nouvelle coopérative.
Afin de s’assurer un lieu, de nombreuses organisations d’artistes choisissent de s’associer avec une ou plusieurs organisations pour utiliser un espace commun. Afin de déterminer si cette décision est avantageuse, certaines des ressources de cette section peuvent être utiles. Cette section contient de nombreux exemples d’études de faisabilité de colocation, ainsi qu’une boîte à outils sur les espaces partagés à but non lucratif préparée par la ville d’Edmonton.
a. Considérations sur la faisabilité de la colocation- Exemple de rapport (PDF, Anglais)
Exemple de rapport d’une évaluation du potentiel d’un espace de colocation à Vancouver. Comprend les éléments à prendre en considération et les résultats du processus d’évaluation.
b. Étude de faisabilité de colocation – Exemple de rapport (PDF, Anglais)
Exemple de rapport de faisabilité détaillé pour un site de colocation indiquant le processus et les éléments envisagés pour évaluer l’opportunité.
c. Description sommaire de la colocation – Exemple (PDF, Anglais)
Exemple de document de description de colocation. Fournit un exemple des caractéristiques qui définissent un site de colocation pour les organismes à but non lucratif.
d. Espace de travail commun, Rapport de recherche/faisabilité – Exemple, HiVE Vancouver (PDF, Anglais)
Exemple de rapport de recherche et de faisabilité d’un modèle de colocation et de création d’un espace de travail flexible et collaboratif axé sur la durabilité, basé à Vancouver.
e. Boîte à outils pour les espaces partagés à but non lucratif – Ville d’Edmonton (PDF, Anglais)
Guide Fulsome produit par la ville d’Edmonton comme boîte à outils et document de préparation pour les organismes à but non lucratif qui envisagent de développer un espace de travail partagé.
f. Rapport de consultation sur l’élaboration d’un concept d’espace partagé – Exemple (PDF, Anglais)
Rapport de consultation sur le concept au stade initial de la visualisation d’un centre d’innovation en colocation à Vancouver.
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Cette section comprend des ressources pour maintenir et gérer une opération immobilière, y compris un résumé des dépenses pour un condominium, un exemple de devis de rénovation et un modèle simple de budget de fonctionnement sur 5 ans.
a. Budget de fonctionnement simple – Modèle (PDF, Anglais)
Tableau simple des flux de trésorerie sur 5 ans pour une opération immobilière comprenant les revenus locatifs et les dépenses de construction.
b. Résumé des dépenses en frais de copropriété (PDF, Anglais)
Liste complète des frais d’exploitation typiques d’un bâtiment qui seraient normalement inclus dans les frais de copropriété ou dans les frais de copropriété commerciale.
c. Devis de construction – exemple (PDF, Anglais)
Exemple de cahier des charges d’un entrepreneur pour un projet de rénovation intérieure simple.
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Cette section contient des documents qui aident à décrire le plan d’affaires d’une organisation, qui est souvent utilisé pour illustrer les objectifs et les stratégies d’une organisation aux bailleurs de fonds et aux prêteurs.
a. Plan d’affaires standard – Modèle (PDF, Anglais)
Format de document de plan d’affaires simple.
b. Tableau des sources et des utilisations – Modèle (PDF, Anglais)
Tableau modèle simple d’une page sur les sources et les utilisations. Il s’agit d’un outil essentiel utilisé par les bailleurs de fonds et les prêteurs pour comprendre l’ensemble du financement des projets, les différentes sources d’argent et la manière dont elles seront dépensées.
c. Exemple de plan d’affaires – PAVED Arts/AKA, Saskatoon (Document Word, Anglais)
Exemple de modèle de document de plan d’affaires complété pour l’achat d’un bâtiment par une entreprise commune de deux organismes d’arts médiatiques à but non lucratif à Saskatoon – PAVED Arts et AKA Gallery Inc.
d. Tableau de demande de financement communautaire – PAVED Arts/AKA, Saskatoon (PDF, Anglais)
Numérisation d’un tableau de demande de financement communautaire montrant comment le financement d’un projet de rénovation à Saskatoon a été obtenu.
Cette section contient des documents utiles pour les premières étapes de la planification d’un projet immobilier, y compris les grandes lignes du projet à long terme, des exemples d’évaluations de faisabilité et des exemples du Centre des arts Meduse, de PAVED Arts/AKA et de TMAC.
a. Processus typique de développement immobilier – Aperçu (PDF, Anglais Seulement)
Un tableau simplifié d’une page sur le processus de développement immobilier. (en anglais)
b. Rapport de faisabilité financière – exemple (PDF, Anglais Seulement)
– Un exemple d’une évaluation à un stade précoce (étude de faisabilité) visant à déterminer si un projet immobilier de colocation impliquant trois organismes à but non lucratif distincts a des chances de réussir.
c. Chronologie du projet – Centre des arts Méduse, Québec (PDF, Français)
Chronologie de l’histoire de l’implantation de la coopérative Méduse à Québec.
d. Les effets de la revitalisation du quartier Saint-Roch sur les artistes: Rapport final (PDF, Français)
Une étude réalisée en 2007 pour étudier les facteurs permettant d’attirer et de retenir les artistes dans le quartier de Méduse à Québec.
e. Chronologie du projet – 20 Above (PAVED Arts/AKA), Saskatoon (Document Word, Anglais)
20 Above est la société de portefeuille immobilière qui est détenue conjointement (50/50) par les organismes PAVED Arts et AKA Gallery Inc. à Saskatoon. Ce document décrit leur processus d’achat, de financement et de rénovation d’un espace dédié à la production et au fonctionnement à Saskatoon.
f. Chronologie du projet – TMAC, Toronto (Document Word, Anglais)
Chronologie des événements, avec des liens vers des documents et accords connexes, décrivant le processus qui a conduit à la création du TMAC à Toronto (à partir du site web du TMAC).
g. Étude de faisabilité initiale – TMAC, Toronto (PDF, Anglais)
Toute première étude de faisabilité avec les 6 premiers organismes à but non lucratif participants pour examiner l’opportunité de créer le Cultural Arts Centre Toronto Inc (cacti) qui est devenu TMAC.
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